Меняем должностную инструкцию

Когда работник не желает подписывать документ

Должностная инструкция без согласия работника не имеет юридической силы. Заставить подписать такую бумагу работодатель не может, у него нет таких полномочий. Если подобное происходит, необходимо составлять акт отказа, который визируется несколькими сотрудниками компании, среди которых может быть начальник отдела, инженер-технолог, производственный мастер. Дополнительно можно отправить уведомление работнику заказным письмом. Перечисленные варианты считаются фактом надлежащего ознакомления с инструкцией. Работнику, нежелающему подписывать документ, следует понимать, что это может повлечь отказ о принятии его на определенную должность. Руководитель вправе самостоятельно принимать решение о включении конкретных пунктов по правам и обязанностям наемного служащего, характере рассматриваемой должности. Любые разногласия и споры должны решаться в суде.

Когда сотрудник уже занимает определенную должность и ему предлагают поставить подпись об ознакомлении с новыми должностными обязанностями, он вправе этого не делать. Никаких дисциплинарных санкций в такой ситуации не предусмотрено. Работодателю же следует составить акт. Если служащий в последующем будет отказываться от исполнения поставленных задач, предусмотренных пунктами инструкции, ему может грозить дисциплинарная ответственность. Несогласие работника с отдельными положениями документа еще не говорит о том, что он вправе их не выполнять.

Общая информация о внесении изменений в должностную инструкцию

Под должностной инструкцией понимается специализированный локальный норматив, в котором фиксируется список обязанностей работников, трудящихся на определенных штатных должностях. Например, инструкции характерны для таких должностей, как главный бухгалтер, инженер, инспектор отдела кадров, кассир и т.п. Все субъекты, чьи должности предполагают наличие соответствующей инструкции, должны выполнять содержащиеся в документе правила, что также прописывается в трудовом соглашении еще на этапе принятия на работу.

При трудоустройстве наниматель, помимо прочего, также должен ознакомить нового подчиненного со всеми локальными нормативами, актуальными для компании в настоящий момент времени, включая основные рабочие документы для конкретной должности.

Важно отметить, что обязанности субъекта могут быть прописаны также в самом тексте трудового соглашения. В таких условиях составление должностной инструкции не является обязательным

При этом если для конкретной должности уже существует соответствующая инструкция, то в тексте соглашения нет необходимости расписывать функции сотрудника, достаточно просто сделать ссылку на инструкцию и приписку, в соответствии с которой лицо обязано исполнять фиксируемые в документе правила.

Четкая фиксация обязанностей и функций каждого работника обязательна: либо в инструкции, либо в трудовом соглашении. При отсутствии подобных правил, работа не будет эффективной и стабильной, более того – в случае возникновения конфликта управленец не сможет никак аргументировать, что сотрудник не исполнял свои обязанности, так как они нигде не закреплены.

Зачастую инструкции формируются в кадровом подразделении сразу после учреждения компании по каждой позиции штатного расписания. При этом практика демонстрирует, что общий текст нового документа в дальнейшем очень часто претерпевает изменения, подстраиваясь под нужды производственной деятельности. Это происходит ввиду внедрения нововведений в структуру компании, сокращения штатов, перераспределения трудовых обязанностей, оптимизации производства и т.д. Изменения в законодательстве также провоцируют потребность изменять текст рассматриваемого документа. Все это приводит к тому, что наниматель постановляет необходимость изменения текста инструкций с целью приведения локальной документации в соответствие законодательным нормам.

Увольнение по инициативе работодателя

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Расторжение договора по инициативе работника предусматривает два варианта: увольнение по соглашению сторон или по собственному желанию. Эти на первый взгляд схожие основания имеют существенную разницу:

  • Увольнение по собственному желанию актуально в том случае, если между сторонами заключен бессрочный договор. Согласие нанимателя не требуется, а увольняемому достаточно уведомить о своем решении за две недели до планируемой даты прекращения трудовых отношений.
  • Увольнение по соглашению сторон предусматривает досрочное прекращение контракта. Основанием для расторжения договора является обоюдное согласие нанимателя и работника. Соглашение сторон необходимо при прекращении срочного договора.

Когда между сторонами подписан срочный трудовой договор, то при отсутствии согласия нанимателя работник не может уволиться до того момента, пока срок действия контракта не закончится.

Инициировать расторжение трудового договора может и работодатель.

В Трудовом кодексе РФ отсутствует такое понятие, как желание нанимателя, поэтому он может инициировать расторжение контракта только при наличии определенных обстоятельств, а именно:

  1. Ликвидация предприятия, что значит исключение его из общегосударственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
  2. Сокращение численности трудящихся. В данном случае увольнение применяется только при невозможности перевести сотрудника на другую работу в той же организации.
  3. Несоответствие занимаемой должности. Факт недостаточной квалификации должен быть подтвержден документально. Для этого собирается комиссия из нескольких человек и проводится аттестация. По данному основанию может быть уволен только тот, кто не прошел аттестацию.
  4. Неоднократное невыполнение сотрудником возложенных на него должностных обязанностей, при этом он должен уже иметь одно дисциплинарное взыскание по данному обстоятельству.
  5. Грубое однократное нарушение работником своих обязанностей. Законодательство не содержит точного определения нарушений, которые можно отнести к грубым, поэтому при возникновении спора степень тяжести проступка определяется судом.
  6. Прогул – отсутствие на рабочем месте на протяжении 4 часов подряд без уважительной причины.
  7. Нахождение на рабочем в состоянии опьянения: алкогольного, токсического или наркотического, при этом наличие данного обстоятельства должно быть документально подтверждено соответствующей медицинской службой.
  8. Хищение или умышленная порча имущества работодателя, установленное вступившим в силу приговором суда.
  9. Разглашение охраняемой законом тайны, которой человек владеет исходя из характера своих должностных обязанностей.
  10. Грубое нарушение норм охраны труда, повлекшее аварию либо поставившее под угрозу жизнь других людей.
  11. Утрата доверия нанимателя, связанное с виновными действиями сотрудника в отношении ценностей и денежных средств, принадлежащих работодателю.
  12. Совершение аморального поступка, несовместимого с выполняемой трудовой функцией.

Все перечисленные причины должны обязательно иметь документальное подтверждение и неоспоримые доказательства, с которыми должны быть ознакомлены увольняемые сотрудники.

Правила увольнения сотрудников предприятия, компании ограничивают возможности нанимателя в отношении нескольких категорий лиц.

Это беременные женщины и воспитывающие детей (до достижения ими трехлетнего возраста), матери-одиночки с детьми до 14 лет, матери с детьми инвалидами до 18 лет, и лица, на которых распространяется формулировка: “воспитывает детей самостоятельно”.

Она касается и отцов. Поэтому мужчина с ребенком без матери, опекун или усыновитель при таких обстоятельствах тоже не могут быть уволены.

Исключение из правил увольнения составляет только прекращение существования (ликвидация) предприятия.

Если сотрудник не желает продолжать работу в режиме неполного рабочего дня (смены) или неполной рабочей недели, то трудовой договор может быть прекращен в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 81. В случае получения письменного согласия сотрудника работодатель имеет право уволить его до окончания срока предупреждения с выплатой компенсации в размере, исчисленном пропорционально оставшемуся времени (ч. 3 ст. 180 ТК РФ). Если работник не дает на это письменного согласия, увольнение до окончания срока предупреждения будет незаконным.

Какие выполняются функции документом?

На предприятии документ выполняет сразу несколько функций:

  • закрепляется кадровая расстановка в компании;
  • между всеми работниками распределяются трудовые обязанности;
  • контролируется трудовая дисциплина на предприятии;
  • предотвращается появление многочисленных жалоб или претензий при получении разной зарплаты гражданами, занимающими одинаковые должности.

Но основным назначением документа выступает определение обязанностей, которыми наделяется работник предприятия. Дополнительно в нем перечисляются права гражданина. Так как документ считается значимым и важным, то должны иметься существенные причины для его изменения.

Дополнительные обязанности в рамках одной должности

Как составлять должностные инструкции, не говорят никакие нормативные документы, кроме рекомендаций Роструда, поэтому их оформление – добровольно для работодателя, а форма произвольна. Практически все предпочитают все же оформлять их, так как этот документ:

  • значительно упрощает организацию труда;
  • снимает возможные разногласия по поводу выполняемой работы;
  • разграничивает ответственность;
  • устраняет дублирование схожих функций;
  • составляется не субъективно «под работника», а «под должность», кто бы ее не занимал.

СПРАВКА! При определении обязанностей той или иной должности за основу берется Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий. Многие его положения устарели, работодателю часто нужны новые, не отраженные в нем должности. В таких случаях местные органы исполнительной власти могут принять нормативные акты по требованиям к той или иной должности.

Руководители могут сами определять содержание должностной инструкции, поэтому в рамках одной и той же должности они могут вносить в нее дополнительные обязанности, если таковые:

  • вписываются в квалификационную характеристику;
  • обусловлены технической реорганизацией предприятия;
  • вызваны изменением условий труда.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если причиной изменений становятся перемены технических и/или организационных условий труда, сотрудник должен узнать об этом за 2 месяца (ч.2. ст.74 ТК). Согласие сотрудника не требуется, но вовремя быть проинформированным – его право.

Во всех остальных случаях необходимо оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающее обязательное согласие работника.

С самого начала

Каждый бухгалтер знает, что предусмотреть проблему легче, чем устранять ее последствия. Это применимо и к должностным инструкциям. Многие компании систематически занимаются пересмотром требований и обязанностей, которые предъявляются к кандидатам на свободные вакансии. Составление четкой ДИ до приема сотрудника несет в себе массу преимуществ. Во-первых, вы можете изучить негативный опыт специалиста, который ранее трудился на вакантной должности, и включить в должностную инструкцию навыки, которых не доставало предшественнику, или напротив, закрепить документально те преимущества, которыми обладал уволившийся сотрудник, но они не имели отражения в ДИ.

Кроме того, должностная инструкция помогает существенно сузить круг поисков нового сотрудника, ведь результатом ее составления будет полный перечень навыков, которыми должен обладать человек. Также ДИ позволяет отказать неподходящим кандидатам на законных основаниях, так как отрицательный ответ работодателя должен быть аргументирован, что несложно сделать при наличии четких требований к сотруднику, которым не соответствует соискатель.

Изменение должностной инструкции: когда и почему это происходит?

Чаще всего такой документ оформляется после проведения регистрации относительно каждой позиции в штатном расписании. В целом, если обратиться к реальной практике, то в большинстве случаев в ДИ вносятся какие-либо изменения по ряду причин, таких как:

  • меняется структура компании (число отделов и структурных подразделений уменьшается или увеличивается);
  • происходит сокращение штата;
  • в рамках оптимизационных процессов трудовые функции сотрудников перераспределяются. Если говорить простым языком, то посредством таких изменений можно увеличить число задач, которые ложатся на секретаря руководителя, но обязать его к выполнению бухгалтерских функций нельзя. Стоит отметить, что сотрудник вправе отказаться от подписания измененной ДИ.

Вам также будет интересно:

Образец должностной инструкции делопроизводителя в 2021 году
— Какие условия опасно включать в трудовой договор

Так важной причиной внесения изменений в ДИ являются нововведения в законодательстве

Вносим изменения в должностную инструкцию

Вы прошли наш тест, проанализировали свою должностную инструкцию, выявили обязанности, от которых хотите и имеете право отказаться, и даже урегулировали вопрос актуализации инструкции с директором. Поздравляем! Половина пути пройдена. Дело за малым: закрепить новую редакцию ДИ документально. Смотрите, как это сделать правильно.

Формулируем обязанности

Подготовьте и согласуйте с руководителем перечень обязанностей, которые укладываются в ваш функционал. За основу возьмите профстандарт, в нем все очень четко и грамотно расписано, в т. ч.:

  • Трудовые функции. Это собственно обязанности в их общем виде.
  • Трудовые действия. Фактически это задачи, которые должен решать главбух на своем посту.
  • Необходимые умения. Это уже конкретные способы работы, действия, которые можно и нужно совершать для выполнения той или иной обязанности, задачи.

Формулировки можно копировать из профстандарта, но лучше их немного упростить.

Возьмем обязанность по ведению налогового учета. Ее можно сформулировать так.

1. Организует ведение налогового учета:

  • Разрабатывает внутренние организационно-распорядительные документы, регламентирующие ведение налогового учета.
  • Формирует налоговую политику, вносит в нее корректировки в случае изменения законодательства или условий экономической деятельности.
  • Разрабатывает формы налоговых регистров и т. д.

2. Координирует процесс ведения налогового учета, составления налоговых расчетов и деклараций, другой отчетности в ИФНС и государственные внебюджетные фонды:

  • Распределяет между работниками объемы работ по ведению налогового учета и отчетности.
  • Идентифицирует объекты налогообложения, исчисляет налоговую базу, сумму налога, сбора, страховых взносов.
  • Проверяет качество составления регистров налогового учета, налоговых расчетов и деклараций, другой отчетности в ИФНС и государственные внебюджетные фонды.
  • Обеспечивает установленные сроки выполнения работ и представления налоговых расчетов и деклараций, другой отчетности в ИФНС и государственные внебюджетные фонды.
  • Исправляет ошибки в налоговом учете, налоговых расчетах и декларациях, другой отчетности в ИФНС и государственные внебюджетные фонды и т. д.

Когда перечень готов, можно приступать к оформлению необходимых документов.

Оформляем изменения

До того, как начнете делать документ об изменениях в инструкцию, выясните ее статус. Она может быть самостоятельным документом, а может являться частью трудового договора (приложением к нему)

Это важно, поскольку предопределяет процедуру внесения изменений. Источник такой информации — либо сам трудовой договор, где указано, что ДИ — его часть, либо соответствующий ЛНА по кадрам, определяющий статус должностных инструкций

В первом случае достаточно подготовить приказ об утверждении изменений и их введении в действие. Составить его можно в свободной форме согласно принятому у вас порядку оформления кадровой распорядительной документации. В приказе укажите дату, с которой изменения вступают в силу, и лицо компании, ответственное за ознакомление главбуха (то есть вас) с новой должностной инструкцией. Это может быть специалист по кадрам или сам руководитель. Вообще, если перечень обязанностей расширяется и дополняется, нужно делать также соответствующее допсоглашение к трудовому договору. Но мы говорим об оптимизации, сокращении этого перечня. Поэтому приказа о введении изменений будет достаточно. На должностной инструкции поставьте отметку о том, что с ней ознакомились.

Во втором случае процесс будет чуть сложнее. Поскольку инструкция — часть трудового договора, править ее согласно процедуре, предусмотренной ТК РФ для внесения изменений в трудовой договор. А значит, помимо указанного выше приказа требуется также письменное согласие работника на внесение изменений, то есть нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 57, 72 ТК РФ). В допсоглашении в том числе укажите номер приказа об изменении ДИ и дату начала действия новой редакции.

ВАЖНО! Ст. 74 ТК РФ требует уведомлять работника об изменении условий трудового договора за два месяца

Но речь в ней идет о ситуации, связанной с изменением организационных или технологических условий труда (это могут быть изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины). В случае с правкой должностных обязанностей такое уведомление делать не требуется. Это подтверждает и Роструд на своем сайте.

Всё, изменения внесены, теперь можно жить и работать по-новому.

По каким причинам можно произвести изменение трудовой функции работника

Предприятие может изменить направление деятельности, провести реорганизационные мероприятия – в обоих случаях затрагиваются трудовые обязательства работников. И тогда руководство вносит изменения в записи о трудовых функциях подчиненных, хотя это практически всегда – формальность. Причины для подобных мероприятий могут быть следующие:

Причина для изменения трудовой функции Подробности
Новые должностные обязанности Должность не всегда соответствует профессии. Трудовая функция – это основные обязательства профессии. Должностные обязанности – это дополнительный перечень обязанностей сотрудника. В пример можно привести бухгалтера (общая бухгалтерия). Бухгалтер – профессия, и работник должен вести бухгалтерию. Но бухгалтер выполняет следующие должностные обязанности:
  • проводит расчет зарплаты штата;
  • оформляет бухгалтерскую отчетность;
  • отражает на счетах Дебет/Кредит;
  • ведет финансовую деятельность компании;
  • принимает и оформляет первичные документы.

Если сотрудник переходит на новые должностные обязанности, меняется трудовая функция, и запись об этом вносится в трудовой договор.

Медицинские показания Бывает, слабое здоровье работника вынуждает его согласиться на понижение по должности или на сокращение перечня обязанностей. Наниматель, прежде чем переводить подчиненного на иную должность, обязан согласовать этот момент с рабочим.

Если же руководству нечего предложить в такой ситуации, или же сотрудник сам отказывается от перехода на новую должность, трудовые отношения прекращаются.

Если работник болен в данный момент, но здоровье его со временем восстановится, и он сможет вернуться к привычным обязанностям, можно отпустить его в отпуск без содержания.

Временная работа Трудовые обязанности могут быть изменены в результате временного перевода работника на иное место. Например, требуется подменить подчиненного, пребывающего в отпуске. И тогда (даже если должности аналогичные) трудовые функции все равно могут поменяться.

В пример можно привести колбасный магазин. Один сотрудник упаковывает колбасу, следит за сроком годности и продает ее, а второй занимается исключительно продажей. Если первый работник уйдет в отпуск, второму придется упаковывать, следить за сроками и продавать.

Смена направления деятельности фирмы Должностные обязанности (а вместе с ними – трудовые функции) меняются в следующих случаях:
  • производятся организационно-технические изменения;
  • меняется географическое положение фирмы;
  • была изменена сфера деятельности компании.
Постоянная занятость в другой компании Сотрудника можно перевести на работу в другую организацию с его согласия или по его просьбе. Он вписывает данные в форму Т-8, руководитель указывает день перевода и расписывается. У каждой фирмы Устав индивидуальный, как и учетная политика, а потому трудовые обязанности (даже при совпадении должностей) различны. В связи с этим, трудовые функции меняются в новом контракте второго руководителя.

День оформления перевода должен быть согласован с подчиненным. Если согласия достичь не удалось, руководитель вправе отказать переводить сотрудника.

Организационные, технические причины Если после проведения реорганизации или изменения производственных моментов сотрудника не соглашается продолжать работать на новых условиях, ему предлагается похожая вакансия в той же фирме. При отказе работника его начальник может его уволить по собственной инициативе.

Если на предприятии проводится сокращение штата работников, перевод сотрудника на новую должность согласуется с профсоюзной организацией. Бывает так, что в целях сохранения мест приходится корректировать штатное расписание.

Если в новом контракте указано новое рабочее место (в новом цеху, офисе, с новым оборудованием и т.д.), это также признается сменой рабочей функции.

Если работник не согласен

При трудоустройстве трудовая функция фиксируется двумя способами:

  • описывается в ТД, если инструкция оформлена отдельным документом;
  • фиксируется в ДИ, когда она часть ТД.

В обоих случаях отсутствие подписи на ЛНА не делает трудовую функцию (обязательные обстоятельства) несогласованной — она регламентируется ТД или считается согласованной, что подтверждается наличием подписи на ТД (для второго случая это установлено апелляционным определением ВС Республики Татарстан от 27.04.2015 по делу № 33-6229/2-15).

Для внесения изменений действует основное правило — корректировка должностных обязанностей работника возможна только после подписания допсоглашения к ТД. В остальных случаях отсутствие подписи не является подтверждением того, что работник не согласен с новой редакцией ДИ, и прямым основанием для:

  • привлечения к дисциплинарной ответственности;
  • увольнения.

Против воли

Самой сложной ситуацией является уточнение должностной инструкции для работающих сотрудников, которые не заинтересованы в изменении своих обязанностей. Кадровики до сих пор спорят, имеет ли право работодатель менять объемы работы, вводить новые задачи, не спрашивая разрешения специалиста. Общепринятая точка зрения говорит о том, что без согласия сторон сделать это невозможно. Однако есть обратное мнение, а также разъяснения чиновников, которые его подтверждают.

В соответствии с частью второй ст. 57 ТК в договоре с сотрудником обязательно должна указываться трудовая функция. Под ней принято понимать работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации либо конкретного вида поручаемых обязанностей. Круг работ, составляющих содержание трудовой функции, может быть указан непосредственно в ТД, и в этом случае согласования с сотрудником его новых рабочих задач не избежать. Так как для корректировки обязанностей, которые выполняет специалист, требуется внести поправки в самый важный документ, заключенный между специалистом и работодателем – трудовой договор.

Но если инструкция является локальным нормативным актом, а не частью трудового договора, кадровики справедливо указывают, что юридически условия ТД не изменяются при внесении корректировки в ДИ. И в этом случае работодатель имеет право устанавливать те обязанности, которые ему необходимы.

Тем не менее, опасаясь санкций за изменение обязанностей сотрудника без его согласия, кадровики, юристы, бухгалтеры стремятся получить разъяснения по вопросу правомерности таких действий в контролирующих органах. Так в письме Роструда от 07.04.2008 № 805-6-1 сотрудники ведомства на просьбу бухгалтеров прокомментировать ситуацию ответили следующим образом: «В настоящее время порядок составления должностной инструкции трудовым законодательством не урегулирован. В связи с этим, работодатель самостоятельно решает вопрос о порядке оформления и изменения инструкции. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых остается у работника. При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Одним из способов может быть также утверждение должностной инструкции в новой редакции». Таким образом Роструд не исключает возможности самостоятельного изменения ДИ работодателем, без согласования с сотрудником.

Последним аргументом за изменение должностной инструкции может служить Единый тарифно-квалификационный справочник. Если сотруднику планируется передать обязанности, которые он не выполнял ранее, но по ЕТКС специалист этой профессии является исполнителем таких работ, руководитель имеет право дополнить ДИ новыми функциями. При этом вносить изменения в трудовой договор не требуется, так как ТД уже содержит наименование специальности, которая подразумевает выполнение этого вида работ.

Противники изменения должностной инструкции без согласия сотрудника утверждают, что при подписании трудового договора и ознакомлении работника с ДИ стороны согласовали круг обязанностей, которые выполняются за определенную плату. Соответственно корректировка функционала специалиста не может произойти без согласования с ним. Приведенный довод логичен, однако, законодательство находится на стороне работодателя. И тем не менее предоставленной возможностью пользуются не многие компании. Руководители стараются утверждать новые обязанности подчиненных при их непосредственном участии. И на то есть веская причина: если человек не согласен с навязанными ему условиями труда, он вряд ли задержится на своем рабочем месте.

Ирина Голова, эксперт журнала «Расчет»

Подпишись на рассылку вчера в 13:11