Что такое фотография рабочего времени и как с ней работать

Форма

Хронометраж обеспечивает:

  1. Описание условий работы специалиста.
  2. Особенности технологии на производстве
  3. Определение относительного количества.
  4. Уровень производительности.
  5. Выявление параметров влияния.
  6. Определение фактического времени на различных этапах рабочего процесса.

Результаты проведения хронометража отображаются в специальном бланке. Утвержденной формы такого бланка законодательством РФ не предусмотрено. Поэтому, такой документ составляется по усмотрению лиц, осуществляющих данное мероприятие.

В крупных компаниях для оформления результатов хронометража разрабатывают собственные бланки в виде таблицы, которые более удобны для занесения замеряемых сведений.

Бланк представляет собой документ, составленный на стандартном листе А4 и содержащий следующие разделы:

1)«Шапку», где отображаются:

  • Реквизиты предприятия и подразделения, в которых проводится хронометраж.
  • Дата проведения наблюдения и номер документа.
  • Ф.И.О. должностного лица, обеспечивающего наблюдение.
  • Название операции, подлежащей изучению.

2) Исходные данные о наблюдаемом с указанием:

  • Должности.
  • Ф.И.О. специалиста, работающего на рабочем месте.
  • Трудового стажа.
  • Перечня оборудования и инструментов, которые использует работник.

3) Основного раздела бланка, представляющего собой таблицу, где отмечается перечень операций по выполнению рабочего процесса, с указанием времени, затраченного на операцию и коэффициента хроноряда.

4) Завершающего раздела, в котором ставятся подписи ответственного лица за хронометраж и наблюдаемого работника.

Виды хронометража

Хронометраж может быть организован следующих видов:

  1. Непрерывный, обеспечивающий изучение рабочего процесса, с включением систематических повторений.
  2. Цикловой, осуществляющий наблюдение за циклически повторяющимися операциями небольшой продолжительности.
  3. Выборочный, осуществляющий измерения затраченного времени на выполнение некоторых операций, не зависимо от их цикла и периода повторения.
  4. Фото-хронометраж — данный вид исследования обеспечивает сочетание замеров наблюдения с фотографированием рабочей процедуры.

В зависимости от цели изучения рабочего процесса хронометраж может быть:

  • Индивидуальным, с наблюдением за одним специалистом, работающего на одной машине.
  • Бригадным, если осуществляется изучение времени работы бригады, занимающейся выполнением общей работы на одном и том же рабочем месте, связанной технологически.
  • Изучение работы многостаночника.

Как работать по системе хронометража

Хронометраж работы состоит из двух главных показателей:

  1. Факт.
  2. План.

План — это время, которое вы планируете потратить на конкретное дело. Это может быть и 15 минут, и 1 час, и целый день. Хотя о последнем показателе мы поспорим, но чуть пониже; есть четкое правило в назначении плана, о нем как раз позже и расскажем.

А вот факт — это время, которое было реально потрачено на выполнение конкретного дела. Разумеется, план и факт не всегда будут совпадать, но в этом и состоит основная идея системы хронометража: вы должны научиться грамотно выставлять план, выявлять свои проблемные зоны и стараться их нейтрализовать.

Хронометраж рабочего дня подразумевает под собой поиск баланса между планом и фактом. Его можно разделить на несколько четких этапов:

  1. Установка плана на решение задачи.
  2. Само решение задачи и установка времени, потраченного на нее.
  3. Занесение показателя факта в таблицу.
  4. Анализ эффективности.

Таким образом, вы работаете, ориентируясь исключительно на время. Время, которое вы думали потратить на задачу и которое вы потратили. А затем сравниваете их и делаете выводы.

Процедура хронометража

В процессе подготовки к хронометражу специалист должен:

  • изучить производственную операцию, которую потребуется хронометрировать;
  • определить количество замеров, которые нужно будет произвести;
  • выбрать работника, хронометрирование которого наиболее целесообразно. При выборе следует ориентироваться на средние производственные показатели.

В процессе осуществления замеров хронометрист должен находиться в позиции, при которой ему видно каждое действие работника.

Замерам должно быть подвергнуто каждое действие работника, включая кратковременные перерывы, например, для разминания кистей рук.

Совокупность времени по каждому из замеров даст общее количество времени на выполнение общего задания. Проводятся замеры с использованием секундомеров. Результаты каждого замера вносятся в таблицу хронометража.

Этапы хронометража

Хронометраж проходит в четыре этапа.

Подготовка к наблюдению. На этом этапе наблюдателю нужно:

  1. ознакомиться с информацией о сотрудниках учреждения, в отношении которых будет осуществляться исследование. Это могут быть следующие данные: фамилия, имя, отчество работника, его возраст, образование, стаж работы (общий и по специальности), занимаемая должность, наличие специализации, прохождение курсов повышения квалификации, квалификационная категория;
  2. ознакомиться с внутренними документами учреждения, касающимися конкретного подразделения, в котором планируется провести хронометраж, и должностными инструкциями работников;
  3. детально изучить рабочие места наблюдаемых, оснащенность всем необходимым для работы;
  4. подготовить специальные бланки, куда будут записываться результаты наблюдения (хронокарты).

Как видим, большую часть информации, необходимой для подготовки к осуществлению хронометража, предоставляет учреждение. Затем нужно утвердить перечень отдельных трудовых операций, подлежащих хронометрированию. С сотрудниками, рабочее время которых будет замеряться, проводится соответствующий инструктаж. Наблюдателю следует установить с изучаемым персоналом доброжелательные отношения — это повысит достоверность исследования.

Наблюдение. Фиксируются все трудовые операции работника. Полученные данные — порядок и наименование трудовых операций и затраты труда, определяемые по текущему времени, — заносятся в хронокарту. Текущее время, в отличие от фиксированного, когда измеряется непосредственно длительность каждой операции, определяется по обычным часам с секундной стрелкой. При этом в карте наблюдений отмечается время начала каждой последующей трудовой операции, означающее и окончание предыдущей.

Для правильного измерения длительности операции необходимо установить ее границы, то есть фиксажные точки. Речь идет об отчетливых внешних признаках, соответствующих моментам начала и окончания трудового действия. Иными словами, каждая трудовая операция должна иметь начальную и конечную фиксажные точки. При этом конечная фиксажная точка предыдущей операции должна совпадать с начальной фиксажной точкой следующей операции. Чтобы определить продолжительность трудового действия, нужно из времени начала операции вычесть время начала предыдущей операции.

Важно, что наблюдатель начинает интерпретировать полученные сведения прямо во время замера. Для этого используются следующие способы:

  • визуальное наблюдение за действиями сотрудника;
  • сравнительный анализ собранных данных;
  • установление зависимости между полученной информацией, касающейся действий работника, и иными факторами, имеющими значение для его трудовой деятельности.

Обработка полученных данных. На этом этапе рассчитываются средние затраты времени (путем выведения средней арифметической величины по всем замерам) и устанавливается расчетное время на выполнение той или иной трудовой операции.

Анализ результатов. Здесь выявляются нерациональные затраты и прямые потери рабочего времени, разрабатываются предложения относительно обоснованных норм труда, рекомендации по совершенствованию рабочих операций. В процессе анализа также формулируются выводы об адекватности нагрузки сотрудников, эффективности их работы, необходимости кадровых перестановок, составляется план мероприятий по улучшению использования имеющихся в учреждении трудовых ресурсов.

Хронометраж рабочего времени — правила

На методику фотография рабочего дня есть возможность повлиять. Растянуть или наоборот, уменьшить замеряемое время. Исходя от  внутренних целей сотрудника.

Важные рекомендации:

Поэтому, исходя из практического опыта, скажу, что объективнее всего замерять посторонними людьми. Самостоятельные замеры собственного времени проводить тем людям, которые сами заинтересованы в своей продуктивности. Если работает команда и нужен длительный период хронометража

Плюс предстоит большое количество процессов или сотрудников для анализа времени — используйте доску канбан, чтобы не пропустить что-то важное и не запутаться.  Подробнее о доске-канбан визуализации задач можно прочитать здесь

Однако, справедливости ради, скажу, что не всегда, получается, найти человеческий ресурс и замерять большое количество сотрудников. Особенно при массовых проектах.

Выход – рассказать, мотивировать сотрудников перед началом. Снять страх. Почему то блуждает миф – фотография рабочего дня – это начало сокращений.  Люди боятся перемен, и это тоже надо учитывать. Нельзя допустить психологического давления «человека с секундомером».

Приведу пример.

Когда мы проводили хронометраж рабочего времени – предварительно разговаривали с сотрудниками. Подробно объясняя, зачем, как и почему. В нашем случае, фотография рабочего дня делалась для того, чтобы уменьшить переработки и длительные задержки после окончания рабочего дня.  То есть благое намерение, и столь значимая причина, помогла эффективно сделать замеры своего личного времени в индивидуальном порядке.

Правила:

  1. Объяснить цель, причину. Заручиться поддержкой и доверием сотрудников. Это позволит снизить риски сознательного или несознательного влияния участников процесса на длительность совершения операций;
  2. Рассказать, как нужно делать;
  3. Замеры не менее 3 дней, а лучше – 5 рабочих дней;
  4. При обработке результатов время перевести в единое измерение (с минуты или секунды, зависит от технических характеристик бизнес-процесса);
  5. Перевести время в проценты.

 Подготовка

Независимо от должности и сферы, где проводится фотография рабочего дня – нет различий. Будет ли это хронометраж у бухгалтера, или у медицинского работника. Или может, мастер на участке в цехе готовится к мероприятиям кайдзен (подробнее об этом можно почитать отдельно). Подготовка одинаковая для всех профессий и участков.

Хронометраж это только инструмент, который позволяет оценить структуру и наполненность рабочего дня.

Подготовка к замерам рабочего времени в любой профессии. Заполнить бланк для замеров, согласно структуре наполнения рабочего дня —  операций и функций. До начала фотохронометража, опросите сотрудников на том участке, где предстоят замеры. Попросите просто вспомнить и перечислить по порядку все рабочие задачи.

Примерно это будет выглядеть так:

  • Пришел на работу в 9-00
  • Переоделся (подготовился)
  • Включил оборудование (компьютер, станок)
  • И так далее

Зафиксировать «крупными мазками» рабочие задачи, сделать свой шаблон. Не тратьте время,  не ищите готовый бланк с рабочими задачами. Даже близкие примеры придется корректировать под себя.

И последнее. Договориться с наблюдаемым об определенных знаках при переключении задачи. Придумать вешки – знак, голос, мимика. Особенно, если работа с документами. Наблюдатель не всегда понимает, когда специалист переключился с одной задачи на другую. А это может «смазать» общую картину.

Пример хронометража рабочего времени  — образец заполнения подготовлен в формате Excel. Как показывает практика, удобнее анализировать и сразу заполнять.

Скачать  файл «Хронометраж рабочего времени — образец заполнения»

Были случаи, когда некоторые специалисты не могли, по тем или иным причинам, заполнять сразу в предложенной форме. Тогда они распечатывали, от руки записывали. Вечером переносили данные в электронный файл.

Метод хронометража рабочего времени

Главной целью применения метода хронометража рабочего времени, безусловно, можно назвать четкое определение степени эффективности работы конкретного сотрудника либо всего отдела в целом. Помимо этого, действительно качественно проведенный хронометраж позволяет оптимизировать производство и определить необходимое количество кадров на определенной должности.

Если после проведения хронометража выяснится, что у сотрудников имеется дополнительное время, работодатель может принять решение о сокращении определенных должностей. Если же проведенный анализ покажет, что служащие тратят все время и с трудом справляются с поставленными задачами – руководитель сможет ввести новые должности, принять новых работников, а также предпринять иные действия, которые потребуются в конкретной ситуации.

Если говорить об эффективности такого метода, как определение хронометража рабочего времени, можно отметить, что она будет максимально высокой на предприятиях с большим штатом сотрудников. Чем больше подчиненных у руководителя – тем меньший контроль над их работой и распределением времени он сможет обеспечить. Это означает, что именно проведение хронометража будет способно принести действительно положительные результаты и предоставить максимально точную информацию.

Какие задачи решает баланс рабочего времени?

Грамотный хронометраж – основной инструмент регулирования работодателем производственного процесса. С его помощью решаются следующие задачи.

  • Оценка результативности бизнес-решений.
  • Определение эффективной загрузки оборудования.
  • Анализ отдачи от каждого сотрудника.
  • Расчет процента полезности выполняемых сотрудниками действий.
  • Ликвидация простоев и устранение операций, не несущих полезной нагрузки.
  • Определение динамики каждого из показателей хронометража.

В правильном хронометраже заинтересованы собственники компании, ведущие менеджеры и сами сотрудники. У каждого своя цель – от получения реальной картины по производительности и расчета максимальной эффективности до контроля за переработкой.

Как проводится хронометраж в 2021 году?

При осуществлении хронометража необходимо проверить психологическое состояние исследуемого специалиста, его рабочее пространство и прочие детали. Это необходимо, к примеру, для выяснения причины срыва плановых заданий.

Перед началом проведения наблюдения директор предприятия обязан опубликовать соответствующее распоряжение с назначением должностного лица для осуществления хронометража. Назначенное лицо обязано ознакомиться с распоряжением и алгоритмом наблюдения.

Процедура хронометража осуществляется в несколько шагов:

  • Шаг 1. Подготовка к осуществлению замеров, с изучением операции, подбором работников, чьи действия подлежат фиксации. Также понадобиться определиться с численностью замеров, которые придется выполнить.
  • Шаг 2. Составление документа для отображения результатов измерений.
  • Шаг 3. Ознакомление подобранных работников с предстоящими замерами его действий.
  • Шаг 4. Обеспечение самих измерений во время работы.
  • Шаг 5. Анализ результатов измерений.
  • Шаг 6. Составление рекомендаций для улучшения текущего положения вещей.

Работников, деятельность которых будет наблюдаться, подбирают исходя из цели хронометража:

  • Например, при утверждении норм времени, понадобиться подобрать работников со средней или высокой степенью производительности.
  • При установке норм выработки плана, подбирают работников, не выполняющих план.
  • При установке нормативов обеспечивают наблюдение за работниками, обладающими высокой квалификацией и высокими показателями производительности.

Наблюдатель обязан неотрывно следить за всем процессом работы работника. Для этого ему надо будет заранее выбрать место наблюдения и в процессе замеров не отвлекаться на посторонние общения, обеспечивая замеры каждой операции, в том числе, краткие перерывы.

На каждую операцию выполняется несколько замеров, с последующим определением средне арифметического значения.

Как создать фотографию рабочего дня

Работодатель может разработать свои правила и порядок определения нормирования труда. Одним из вариантов определения норм труда является фотография рабочего места.

Она представляет собой систему изучения затрат рабочего времени, которое требуется работнику для выполнения определенного объема работ. При этом на практике выделяют различные виды «фотографирования»: индивидуальную (т. е. одного работника), групповую (группы работников), самофотографию.

Образец групповой фотографии рабочего дня

В случае составления самофотографии эта работа проводится самим сотрудником. В течение всего трудового дня он должен вносить в отдельный документ информацию о видах работ, на которые было потрачено его рабочее время (обязательно указывается временной отрезок). Также вписываются данные о затратах времени на личные нужды и о потерях рабочего времени (например, проблемы с оборудованием или связанные с ожиданием клиентов). После этого проводится анализ полученных результатов (с помощью составления графиков и подсчетов). Форму документа, в который будут заноситься результаты наблюдения, работодатель может разработать самостоятельно.

Бланк индивидуальной фотографии рабочего времени

Фотография рабочего времени позволяет руководителю установить, сколько фактически работникам необходимо времени для выполнения определенной задачи, рационально ли они используют свое рабочее время.

Подобный инструмент выявит непродуктивные затраты рабочего времени и наладит тайм-менеджмент.

Порядок проведения фотографии рабочего времени должен быть закреплен в локальном нормативном акте организации (например, в инструкции). Ее следует утвердить приказом и ознакомить с документом всех работников под личную подпись. В инструкции нужно указать, что фотография производится только по специальному указанию руководителя.

Рубрики

Количество аналогичных рабочих мест 7. Описание выполняемой работы: Уборка помещений (вытирание пыли, мытье полов, окон, дверей). Уборка туалетов и душевых помещений. Вынос мусора. № Показатели Фактическое значение Класс 1 2 3 4 1. 1.1. 1.2. Физическая динамическая нагрузка, кгм региональная- перемещение груза до 1м общая нагрузка: -перемещение груза от1 до5 м -более5 м 2. 2.1. 2.2. 2.3. Масса поднимаемого и перемещаемого вручную груза ,кг — при чередовании с другой работой — постоянно в течение смены -суммарная масса за каждый час смены: с рабочей поверхности с пола 3. 3.1. 3.2. Стереотипные рабочие движения, количество -локальная нагрузка (мелкие) -региональная нагрузка (крупные) Всего:вытирание пыли, подметание полов, мытье полов, 5975 движений в смену: из них уборка кабинетов 60мин 60х17дв./мин=1020дв. Уборка корид.,вестиб 110минх16дв/мин= 1760 дв.

Алгоритм составления хронометража рабочего времени менеджера по продажам

1. На какие показатели ориентироваться при составлении карты рабочего дня.

Целесообразно сфокусироваться на таких факторах:

  • активность работника;
  • моменты начала и окончания процедуры;
  • длительность процесса;
  • сопоставление активности и этапа продажи;
  • количество времени, затраченное на профильную деятельность;
  • количество времени, затраченное на непрофильную деятельность;
  • количество времени, затраченное на личные нужды.

Составление карты рабочего времени предполагает обязательное присвоение каждой активности своей категории. Другими словами, нужно соотнести активность и стадию процесса продаж.

Приведем пример. Если менеджер, специализирующийся на закрытии сделок, отвечает на входящие звонки, он осуществляет непрофильную деятельность. Если он ведет переговоры с постоянным клиентом, он также выполняет непрофильную функцию. Это значит, что на свои активности он тратит недостаточно времени, что приводит к сокращению объемов продаж.

Руководитель должен отслеживать действия «хантера» и эккаунт-менеджера («фермера»).

2. Алгоритм внедрения хронометража рабочего времени менеджера.

Заполнение карты рабочего времени

Выполнение этого этапа можно доверить самим менеджерам (достаточно двух-трех сотрудников). За качественное выполнение дополнительной работы их можно премировать.

Такой подход положительно скажется на лояльности специалистов, нивелирует их реакцию на ужесточение дисциплины, поможет создать команду реформаторов и облегчит внедрение изменений в будущем.

Контроль

Осуществляйте проверку правильности заполнения документа в течение рабочего дня. Раз в два часа оповещайте сотрудников о результатах.

Подведение итогов

Проанализируйте, сколько времени уходит у менеджера на выполнение активности, и соотнесите ее с этапом продаж. В ситуациях, когда сотрудник тратит больше 20 % времени на непрофильные функции и меньше 20 % на профильную деятельность, можно говорить о неэффективной работе. Такие активности требуют корректировки.

3. Как внедрить результаты контроля хронометража рабочего времени.

Подведя итоги, выполните следующие действия:

Измените функционал менеджера.

Если сотрудник уделяет много времени осуществлению административных функций, целесообразно часть из них делегировать другому работнику или аутсорсинговой компании.

Экономия может показаться незначительной, но, если суммировать показатели всего отдела, она составит около 15 часов.

Установите режим дня.

Определите, какие действия совершает менеджер не по плану.

Может быть, он хаотично проверяет электронную почту, незамедлительно отвечает на пришедшее письмо. Может быть, получив запрос от клиента, он стремится выполнить его сразу, забыв о необходимости созвониться с другими покупателями.

В этом случае целесообразно ввести режим рабочего дня отдела продаж с пакетными активностями, регламентированными перерывами, установленными периодами для совещаний и обсуждений.

Если действующая структура не способствует достижению плановых показателей, ее стоит скорректировать.

Автоматизируйте бизнес-процесс продажи.

Составьте описание идеального процесса реализации, учтя все выявленные с помощью карты рабочего дня узкие места. Определите число и состав этапов для каждой стадии процесса, входные и выходные точки каждой фазы, ответственных лиц и KPI, способствующих достижению стратегической цели.

Пропишите алгоритм оптимизации CRM-системы и приступайте к его выполнению.

Внедрите методы нестандартного мышления.

Если в непонятной ситуации ваши сотрудники собирают летучку и тратят несколько часов на обсуждение проблемы, значит, они привыкли мыслить шаблонно и не умеют быстро принимать решения.

Научите сотрудников оперативно реагировать на любые условия, выбивающиеся из привычного ритма. Чем быстрее будет решен вопрос, тем скорее менеджер сможет вернуться к своим прямым обязанностям.

Избавьтесь от многозадачности.

Если менеджер занимается несколькими делами одновременно (рассылает коммерческие предложения и ведет телефонные переговоры), стоит указать ему на недопустимость такого подхода.

Обоснованием служит снижение качества деятельности на 30–50 %.

Как понять, что клиент готов купить?

Внедрение карты рабочего дня помогает получить информацию, необходимую для увеличения объемов продаж.

Хронометраж: образец заполнения

Как правило в нем указываются следующие данные:

Дата измерения.
Объект измерения – т.е. описание конкретного действия сотрудника, которое он обычно проводит в рамках исполнения своих обязанностей. Это может быть, например, общение по телефону, составление коммерческих предложений, работа с документами

Также обязательному учету подлежат все перерывы, которыми сотрудник фактически воспользовался.
Основное внимание уделяется длительности того или иного этапа – обычно указывают количество часов и минут, реже – с точностью до секунды. Подобная точность может понадобиться, например, сотрудникам банковских организаций или режимных предприятий, где рабочее расписание предусматривает точное выполнение правил вплоть до секунд.
Указание доли, которую составляет каждый этап рабочего времени (в процентах).

Конкретных примеры заполнения, на которые можно ориентироваться как на образец, представлен ниже:

На этом примере видно, что все виды деятельности на работе классифицируют не в связи с профессиональными обязанности, а на основе фактических показателей. Например, оформление перевода сотрудника, подготовительная работа, осуществление копирования документов и т.п.